Tecnologia empresarial? Não se esqueça de a tornar humana

Por Jonny Evans

E se suas ferramentas de negócios pudessem ajudá-lo a fazer o trabalho sem atrapalhar? Essa é uma pergunta que muitos executivos de tecnologia fazem hoje em dia. Falei com uma, Aye Moah, cofundadora e CEO do Boomerang, para entender a sua perspetiva.

Sabemos que o mundo do trabalho passou por profundas transformações nos últimos anos. As tendências de mudança existentes aceleraram com a COVID-19, que enviou as pessoas para casa e também fez com que os trabalhadores corressem para identificar soluções tecnológicas para os ajudar a trabalhar de maneira mais inteligente e melhor. A Boomerang tem algumas.

O que é a Boomerang?

A Boomerang existe há 11 anos. É uma solução de automação de
e-mail compatível com Gmail, G Suite, Office 365, Microsoft Exchange e Outlook,
mas não suporta Apple Mail, porque o fabricante do Mac não oferece APIs para
isso.

“Por causa da privacidade e segurança, eles decidiram que prefeririam controlar toda a experiência do utilizador e não ter as inovações que outros developers trazem”, disse Moah.

Embora a verdade seja que, para utilizadores corporativos,
esse impacto é limitado, porque a maioria das empresas usa os serviços da
Microsoft ou do Google para e-mail.

Além de cofundadora, Moah também é investidora e consultora
de produtividade. Essas funções exigiam que se reunisse com dezenas de pessoas
semanalmente, o que levou a desafios no agendamento de todas essas reuniões – e
ao desenvolvimento da ferramenta Reserva de Agendamento no Boomerang.

O produto é fácil de usar. Ele permite que todas as partes
identifiquem facilmente e concordem com um horário mútuo para se encontrar.
Também é contextualizado, o que significa que, se for convidado para uma reunião
num e-mail enviado em março, mas não vir esse convite até ao final de abril, os
slots da reunião serão atualizados automaticamente para refletir a
disponibilidade de abril.

Isso é muito mais difícil do que parece – Moah acha que mais
ninguém está a fazer isso – levando-a a dizer: “É raro um fundador surpreender-se
com o próprio produto. Eu senti que isso é o que o agendamento deve ser e para
onde as pessoas precisam de se mudar também. Foi bem melhor do que eu
imaginava. Achamos que o agendamento deve tornar-se conveniente para todos os
lados.”

Humanos são produtivos, software não é humano

Ela argumenta que algumas soluções de colaboração são
construídas de tal forma que a experiência do utilizador pode ser fantástica
para a pessoa que pagou pela solução, mas menos satisfatória para quem está do
outro lado da interação.

“Sinto que essa não é uma boa maneira de pensar num sistema
de mensagens ou qualquer ferramenta de comunicação, porque são duas partes no
ecossistema e devemos torná-lo fácil, conveniente e acessível para ambos os
lados”, disse ela.

Isso é importante também porque, quando se trata de
colaboração, é algo que os humanos fazem. “Quando as pessoas pensam em
produtividade, podem esquecer a parte humana da equação.”

Uma ferramenta de produtividade pode ajudá-lo a fazer mais
ou trabalhar mais rápido, mas pode esquecer de abrir espaço para uma conexão
empática ou uma compreensão do equilíbrio trabalho/vida. Tantos relatos durante
a pandemia revelaram uma erosão da divisão entre trabalho e vida pessoal.

A ferramenta de pausa na caixa do Boomerang e o agendador de
reuniões foram projetados para ajudar a reverter isso. A ideia, ela sugere, é
que eles visam apoiar os humanos, tanto no que eles fazem, como quem eles são e
quando estão disponíveis.

Sabemos que diferentes maneiras de encontrar flexibilidade
no local de trabalho estão a tornar-se um grande negócio no novo mundo do
trabalho. A cultura de trabalho constante gera problemas para equilibrar o
trabalho e a vida pessoal e não é necessariamente benéfica em termos de
produtividade.

Melhor produtividade sendo deixado sozinho

Interrupções, digitais ou físicas, presenciais ou remotas,
também prejudicam os objetivos. Outra das grandes lições do trabalho remoto nos
últimos anos é o valor de poder focar-se para fazer o trabalho.

Esse tipo de foco é facilmente prejudicado em ambientes de
escritório, nos quais há interrupções constantes. No entanto, mesmo ao tentar
realizar o trabalho, tarefas tão simples como agendar uma reunião ou verificar
e-mails podem consumir tempo.

“Pensamos no que as pessoas podem fazer para entrar mais no
fluxo de trabalho, porque isso proporciona um progresso real”, explica. “Às
vezes, as pessoas gostam da sensação de estar ocupadas, mas na verdade não
progridem nas tarefas estratégicas e de longo prazo que precisam de fazer.”

Em princípio, esse movimento para dar espaço criativo a
humanos conectados é a mensagem central de Moah: “Precisamos de recuar e ver
que às vezes não há problema em estar um pouco menos conectado. Parte disso é
algo que podemos ajudar com as ferramentas, para que possa criar espaço para a sua
mente ficar quieta e produtiva”.

“Para nós, é como se não fôssemos para Marte”, disse. “Não
estamos a encontrar a cura para o cancro. Não estamos a resolver as alterações
climáticas. O que podemos fazer para tornar o mundo um lugar melhor é construir
ferramentas que as pessoas possam usar para fazer o que fazem de melhor”.

“Se é um arquiteto e precisa de projetar a sua obra-prima, o
que podemos fazer para o apoiar e lidar com a sobrecarga de produtividade de
e-mails, agendamento de reuniões e trabalho com pessoas?”

“Se fizermos essa parte de forma suave para consumir o
mínimo de tempo e energia mental possível, o utilizador ficará livre para fazer
o verdadeiro trabalho criativo que precisas de fazer. Essa é a missão da nossa
empresa e todos estão alinhados em torno dela, porque é onde encontramos o
maior significado.”

Essa também é uma boa maneira de analisar as implicações da
inteligência artificial (IA) no local de trabalho. Embora nos preocupemos com a
inteligência da máquina a ameaçar os empregos de todos, à medida que o tempo
avança, estamos a começar a entender que, na melhor das hipóteses, a IA aumenta
a nossa capacidade para lidar com tarefas, para permitir que os trabalhadores
humanos se concentrem em tarefas mais desafiadoras/interessantes.

Quem é o dono de suas decisões?

A tomada de decisões pode ser outra área que as equipas de
Moah podem melhorar. Os trabalhadores do conhecimento usam cada vez mais
ferramentas de mensagens instantâneas, como o Slack, como espaços de
colaboração e tomada de decisão. Ao fazer isso, eles podem esquecer de registar
os motivos dessa decisão, o que significa que decisões ruins podem repetir-se porque
nunca são revistas.

Para alguns, a aquisição do Twitter por Elon Musk expõe
outro perigo ao deixar elementos-chave dos negócios de uma empresa em mãos
privadas. A propriedade de um fornecedor pode mudar, a natureza desse serviço
pode mudar e dados valiosos da empresa podem de repente estar nas mãos de um
concorrente comercial.

Isso deve ser uma preocupação séria para qualquer empresa –
e continua a ser a grande vantagem do e-mail, que é “o último protocolo aberto
que nenhuma empresa privada possui”, disse Moah.

Onde está o Boomerang?

Quando se trata de agendamento, Moah vê a capacidade do
Boomerang de se integrar com serviços de e-mail e colaboração, como o Zoom,
como uma oportunidade de se tornar numa “corretora de reuniões”.

À medida que atrai mais utilizadores, ela argumenta que isso
fornecerá insights de dados acionáveis ​​que podem melhorar ainda mais o
serviço. “Existe um intervalo ideal de disponibilidade de reuniões que se deve
incluir? A que horas do dia as pessoas gostam de marcar reuniões? Há momentos
em que a maioria das pessoas opta por realizar reuniões?”

Essas perguntas que parecem simples podem expor insights
silenciosamente profundos para ajudar os trabalhadores do conhecimento a
permanecerem humanos enquanto navegam no ruído externo.

Porque, na melhor das hipóteses, a tecnologia é para humanos
– até (ou talvez, especialmente) na empresa.